遠東萬佳法律事務所以 Office 365 與 Azure RMS 為安心後盾,帶動法律服務團隊戰力激增

遠東萬佳法律事務所以 Office 365 與 Azure RMS 為安心後盾,帶動法律服務團隊戰力激增。

遠東萬佳算是頗為特殊的法律事務所,旗下成員不僅擁有法律專長與外語能力,也兼具電子、機械、生物科技等多元產業知識,得以匯聚強大能量,主攻難度偏高的智慧財產權暨衍生的民刑事跨國訴訟案件。事務所為了強化資料保護、增進員工作業效率,先後導入 Office 365 商務進階版、Azure RMS 等服務。

「引進 Office 365 及 Azure RMS 等解決方案至今,確實將事務所的資料保護層級拉升至更高水平,連帶贏得客戶信賴」。智慧財產權的侵權訴訟,有別於一般法律案件,原告目的往往不在勝訴,而是滿足某些商業策略,例如促使競爭對手的客戶轉單,藉機獲取利益。要處理此類 案件的法律事務所,通常很不簡單,除需要組織一個兼具專利、商標、著作權、公平交易、營業秘密…等等各項法律專長的堅強團隊,更必須熟悉產業知識,以及善 用國際性組織會員的力量,將服務觸角延伸到世界各國,才足以應付多地開打、涉及不同技術背景的智財訴訟戰爭。

擁有超過 40 年智財權實務專業歷練,也是國際法律組織 Mackrell International 唯一臺灣會員的遠東萬佳法律事務所,正是深諳智財訴訟訣竅的好手,他們不把自己視為單純的法律事務所,而是法律顧問公司,懂得為客戶規劃 Total Solution,搭配極具巧思的策略佈局,幫助客戶在訴訟戰爭中贏得最大利益。

遠東萬佳法律事務所合夥律師俞伯璋表示,從事法律服務業,不但要幫客戶 控制風險,自己更應嚴控風險,所有與客戶往來的文件、記錄或合約,乃至案件相關點點滴滴,都務必全力守護,不容許因任何緣故而讓檔案外流或毀損;為了將此 事做到最好,一年多以前事務所接受 IT 委外服務承包商自由系統公司的建議,先引進微軟的 Office 365 服務,接著導入 Azure RMS,使得種種潛在風險因子,就此消失無形。回顧從前,遠東萬佳內部約莫 25 位員工各自電腦裡頭,裝載的 Office 版本不盡相同,有些是 Office 2007,有些是陳舊的 Office 2003,這般應用場景,為他們帶來重大麻煩。

首先是電腦中毒,因為事務所僅配置極少數 IT 人員,不可能時時緊盯使用者是否確實補丁,尤其 2014 年當時 Office 2003 正式邁入終止服務,形勢更加危殆;每當同仁的 PC 不幸淪陷,只見 IT 人員焦頭爛額,忙一整天也僅能重灌修復一臺電腦。另一件麻煩事,礙於 Office 版本不一,導致內外部檔案交換過程,產生莫名的相容性問題;俞伯璋舉例,有時同仁接獲客戶傳來的 Word 檔案,只因為兩端版本有別,將檔案列印出來後,赫然發現內文排版異常或呈現亂碼,這還不打緊,更可怕的是,某些細微方程式也因而遺失,破壞了文件完整性, 後果相當嚴重。基於這些困擾,遠東萬佳苦思一勞永逸解決之道,決定委託自由系統公司貢獻更多專業、代為處理 IT 事務,更在內部祭出嚴格管制措施,包括禁止員工逕自安裝軟體,也要求外寄檔案一律以 PDF 加密,除非經過合夥律師層級核准,再由自由系統確認技術上安全無虞,才能就單一特殊情況例外處理。

自由系統也同時針對上述兩大麻煩,提出絕妙實用的提議,即是訂閱 Office 365 服務,最終獲得遠東萬佳採納,因為如此一來,同仁可永遠啟用最新版本軟體,隨時消弭安全漏洞,再者可利用有效的轉檔機制,縱使客戶所傳檔案出自不同 Office 版本,也絕不會遺漏方程式。 遠東萬佳擅長因應客戶需求打造 Total Solution,因而高度倚賴團隊作戰,集結不同法律專長與跨領域產業知識,甚至參考團隊以外同仁提出創意點子,以破除盲點迷思,規劃出最佳訴訟戰略;足見他們的行事風格,與律師單打獨鬥的業界慣性,實在大不相同。

「我自己唸電子工程,曾在高科技業界工作,深知資訊共享、團隊合作的重 要,」俞伯璋說,一年多前經由全體合夥律師凝聚共識,形成業界罕見的管理邏輯,要求大家不管做什麼案子,都要公開所有文件,隨時接受其他同仁的意見討論, 藉此激盪不同火花;資料共享雖可帶動開放創新,卻增加機密外洩風險,所以委託自由系統幫忙建立配套防護機制,順勢引進 Azure Rights Management (Azure RMS) 方案。

伴隨 Azure RMS 啟用,同仁皆需要把文件傳遞至共用資料夾,立即自動加密,每個人僅能就各自權限範圍來存取資料,要想藉由隨身碟拷貝與攜出資料,或採取其他洩密行徑,都將 以失敗收場;即使對於向外傳遞給客戶或夥伴的資料,Azure RMS 同樣可提供十足保護,不管檔案格式、裝置的作業平臺為何,對方僅能在有限的授權範圍內讀取文件,例如只能用 Azure RMS 開啟附件檔案,不允許做螢幕擷取、轉寄或列印,藉此阻絕機密外洩風險。

俞伯璋認為,引進 Office 365 及 Azure RMS 等解決方案至今,確實將事務所的資料保護層級拉升至更高水平,連帶贏得客戶信賴。另值得一提的,過去遠東萬佳每當傳遞大檔案給上海辦公室,可說困難重重, 此外想隨時利用 PC 或行動裝置啟用 Office 單機軟體,與全球客戶做資料傳遞互動,也未必如願以償,難免對工作效率有所影響;如今受惠於 Office 365 的 OneDrive 龐大儲存空間,及容許將 Office 應用程式安裝在 5 臺 PC 或 Mac、5 臺智慧型手機及 5 臺平板電腦的超高彈性,一次解決了許多從前難解的習題,稱得上是莫大驚喜。

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遠東萬佳法律事務所與微軟OFFICE 365合作

智財律師專家-遠東萬佳法律事務所-俞伯璋律師(二)

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